PĚT klíčových postupů pro zvládání času
Tlak na výkonnost a nedostatek personálu vytváří u pracovníků a zejména manažerů tlak na zvládnutí co největšího množství úkolů. Otázka dne zní: jak se mám zorganizovat, abych všechno stihl.
to nejlepší z time management
Hledání co nejkomplexnějšího systému time managementu mi připomíná hledání svatého Grálu. Jsem osobně skeptický k studiu a zvládání time managementu čtvrté nebo páté generace. Mám pocit, že jsem vecpáván do určitých předdefinovaných konstruktů a jimi svazován. Uvědomil jsem si, že v životě mi pomáhá několik klíčových postupů, které mi zvládání úkolů a tím "řízení" času usnadňují. Stručně si je představme.
Klíčové je určení priorit aneb Eisenhowerův princip
Můžete dělat 14 hodin denně a pokud máte pocit, že to je celé na houby, je nejvyšší čas ujasnit si, co jsou vaše priority.
Jednoduché a srozumitelné je Eisenhowerovo pravidlo stanovování priorit, popsané podrobně v tomto článku na mém blogu:
Článek Eisenhowerův princip stanovování priorit
Nejvíc energie věnujte úkolům a záležitostem, které mají nejvyšší prioritu, tzn. jsou pro dosažení vašeho cíle velmi důležité. Z nich vyřizujte nejprve ty naléhavé a vytvořte si čas na ostatní důležité úkoly, které zatím časově na vás netlačí. Velký pozor na zloděje vašeho cenného času – záležitosti a úkoly, které se k vám dostanou jako „spěchá" nebo „naléhavé". Odmítejte je řešit TEĎ.
Paretovo pravidlo v praxi
V dobré symbióze s Eisenhowerovou metodou určování priorit jde Paretovo pravidlo.
Říká, že 80% následků (výsledků) má jen 20% příčin. Jinak formulováno, vyberte ve vaší práci těch několik aktivit, které ovlivní výsledek vaší práce z 80%.
U obchodníka to bude přímý osobní kontakt s 20% svých klientů, kteří však statisticky udělají 80% obratu firmy. U mistra výrobní dílny přinese 80% výsledku dílny správné naplánování práce a její přidělení lidem. U kvalitáře to bude čas strávený odstraňováním několika slabých míst ve výrobě, kde vzniká 80% chyb a zmetků.
Occamova břitva - s láskou šmik
Occamova břitva je způsob uvažování a pohledu na věci. Pokud přetlumočíme Occamův výrok "Pluralitas non est ponenda sine necessitate" do mluvy dnešní firmy, můžeme říct: nepožaduj více informací, než je k rozhodnutí třeba. Neboli - rozhodni se, jakmile máš pro rozhodnutí dost informací. Nezmožuj reporty, nevyžaduj podrobnější statistiky či další detailní analýzy.
Uvažuj o příčinách jevů, které vidíš, a hledej nejjednodušší vysvětlení. Nestavěj komplikované hypotézy. Vystihuje to přísloví: Pokud slyšíte dusot kopyt, přiběhnou pravděpodobně koně, ne jednorožec.
Příklad ze života. Personální manažer dostal na stůl statistiku přesčasů za první pololetí roku. Vidí, že na jednom pracovišti významně narostl počet přesčasových hodin. Co udělá? Byrokrat požádá o detailnější statistiku, kde bude rozklíčování přesčasů podle jednotlivých měsíců, aby měl více informací. Napíše vedoucím oddělení a mistrům, aby se vyjádřili.
Personalista v duchu Occamy má jasný signál, že se něco děje. Když je víc přesčasů, znamená to, že lidé více pracují. Ze statistiky ale nevyčte víc. Zvedne se od stolu a osobně promluví s prvními pěti přesčasovými rekordmany v tabulce. Rozhovorem zjistí, jak se přesčasoví úderníci cítí – nezačínají už být vyhořelí? Čím to je, že dělali tolik hodin přesčasů navíc?
Finišovalo se na důležité zakázce před termínem dodání. OK, přijatelné vysvětlení. Může se však dobrat třeba následujícího zjištění: na pracovišti není poslední měsíce dobře organizovaná práce ("materiál chodí pozdě", "zadání se mění ze dne na den"). Buď se čeká nebo se předělává nebo se „šturmuje" a dohání dlouho do noci. Personalista objevil systémovou chybu, která musí být odstraněna. Měl dost informací, aby se zvedl a konal. Šmik, jeden z problémů je podchycen a bude vyřešený.
Pravidlo 2 minut
V roce 2001 vyšla v knize Davida Allena Getting Things Done zajímavá metodika pro zorganizování vlastního času. Nevyžaduje žádný speciální HW nebo SW, lze si ji přizpůsobit svému gustu. Systém funguje i tehdy, když člověk používá jen některé její součásti – to je na ní vůbec nejlepší.
Pravidlo dvou minut říká: jestli ti vyřešení dané záležitosti zabere méně než 2 minuty, pak ji vyřiď hned. Klidně si pravidlo prodlužte na 3-4 minuty, nejde o sekundy, ale o princip. Přínos je zjevný. Než se zabývat plánováním a administrací určité záležitosti, je lepší ji rovnou vyřídit.
Žábu sníst hned po ránu
Někdy míváme tendenci odkládat některé záležitosti "na později". Zejména ty nepříjemné. Pohovor s podřízeným, při kterém mu budu muset vytýkat jeho chyby. Telefonát s klientem o tom, že nejsme schopni dodržet termín dodávky. Zamítnutí reklamace. A tak dále.
Udělejte takovou nepříjemnou věc hned jako první úkol po ránu. Budete to mít za sebou a nebudete to v sobě nosit celý den.
TIP NA KNIHU: Jak to mám všechno stihnout
Pokud budete chtít, můžeme se uvedenými postupy podrobně zabývat na tréninku:
Dušan Jílek, lektor
INFORMACE
-
Autor:
Ing. Dušan Jílek -
Publikováno:
30.7.2017 -
Název:
Pět klíčových postupů pro zvládání času -
Shlédnuto:
1045