Eisenhowerův princip určování priorit
Dnes více než jindy pracují manažeři a specialisté ve firmách všeho typu pod velkým časovým tlakem. Jak si věci uspořádat, abych všechno stihl? Moje dlouholetá zkušenost říká, že řešením není pořízení posledního modelu chytrého telefonu. Řešení je ve způsobu stanovování priorit.
Základní otázka dneška proto zní: čemu se má člověk věnovat nejdříve a čemu až potom? A čemu vůbec nevěnovat pozornost.
Možná proto, že jsme obklopeni a zahlceni množstvím techniky a technologie, stojí za to, se vrátit k jednoduchým (a proto účinným) postupům. Odpověď a řešení problému „nestíhám" přináší matice rozhodování známá jako Eisenhowerův princip určování priorit.
Uvádí ho následující legenda. Nezkoumal jsem, zda je skutečně historicky doložená, ale je věrohodná a pomáhá pochopit, jak si úkoly roztřídit.
Pořádek na stole podle generála Eisenhowera
Americký generál Dwight Eisenhower byl jako vrchní velitel pověřen úkolem připravit a provést invazi spojenců v Normandii v roce 1944. Přípravné práce se rozběhly a s blížícím se datem se kupilo na stole generála ohromné množství nejrůznějších úkolů a záležitostí.
Kolik a jakých tanků bude potřeba? Jakou zásobu munice budou oddíly potřebovat první dny po vylodění? Co se má naložit v Americe na lodě, které za několik dní vyrazí na cestu přes Atlantik? Jak utajit pobyt takového množství vojáků při jižním anglickém pobřeží? Jakou stravu mají dostávat oddíly Ghurků, které právě dorazily. A tak dále, desítky a stovky rozhodnutí a informací, kterým musí generál věnovat pozornost.
„Musím to všechno řešit já? Čemu mám opravdu věnovat pozornost?" Když si generál položil tyto dvě otázky, chvíli popřemýšlel a pak si na tabuli ve štábu namaloval jednoduchou matici.
Na osu X vyznačil naléhavost – nízká versus vysoká. Něco spěchá, něco počká. Na osu Y si zadal důležitost vyřízení dané záležitosti pro dosažení celkového cíle. Něco je klíčové a cíle bez toho těžko dosáhneme, některé záležitosti jsou pro finální splnění mise málo významné až podružné.
A všechny záležitosti, které mu den a podřízení přinášely, začal vyřizovat podle toho, do kterého kvadrantu si je zařadil.
Jak naložit s jednotlivými úkoly podle priorit
Záležitosti s prioritou A (vysoce naléhavé a vysoce důležité) řešil generál hned a osobně. Co to mohlo být? Třeba rozhodnutí o zbraňové výbavě, kterou generál požadoval po americkém vrchním velení. Aby zbraně za pár měsíců dostal, musel říct dnes, co bude potřebovat. Než se vše vyrobí a doveze loděmi přes Atlantik, bude to trvat. A zbraně jsou pro invazi klíčová záležitost.
Méně naléhavé (méně urgentní) záležitosti, které ovšem byly vysoce důležité pro úspěch invaze se snažil termínovat. To byly priority B. Naplánoval si do diáře, kdy je vyřídí. Nic jiného potom v naplánovaném čase nesmělo dostat přednost. Takovou otázkou mohlo být, jak rozmístí invazní oddíly do jednotlivých sektorů pobřeží. To nemusí řešit hned teď nebo dnes. Do invaze zbývá ještě pár měsíců. Ale rozdělení do úseků je důležité. Proto o něm rozhodne do konce tohoto týdne. Musí umožnit velitelům, aby své jednotky připravili na to, co je po vylodění na francouzském břehu čeká.
Velmi naléhavé, ale méně důležité záležitosti – takové označil jako priority C - delegoval okamžitě na své důstojníky. Ti zabezpečili, aby se věci řešily, ale přitom jimi nebyl zatěžován generál osobně. Jasně si uvědomoval, že svou pozornost musí neustále věnovat jen důležitým, klíčovým záležitostem. Tak jistě mohl někoho z důstojníků pověřit organizací ubytování nově příchozích posil, dohledem nad složením menu v polních kuchyních, náboženským vyžitím nejrůznějších etnik v oddílech Jejího veličenstva atd.
Málo naléhavé a málo důležité otázky a záležitosti prostě neřešil. Také proto mají v naší matici prioritu 0. Jinak řečeno, jsou to všechny věci o kterých bychom řekli „nice to have". Neměla by se pro podporu morálky uspořádat mezinárodní soutěž v boxu? Takové věci mohl generál úplně vypustit ze svého zorného pole. Když si je vojáci zorganizují, bránit jim nebude. Ale tu starost nechá plně na nich. Vše, co vyhodnotil jako věc, která ho okrádá o soustředění na řešení důležitých věcí, okamžitě házel do koše.
A teď je řada na vás
Představte si, že vám v kanceláři za zády stojí generál Eisenhower. Dívá se vám přes rameno do vašeho outlooku. Pozoruje jak ve schránce naskakují příchozí emaily. Vidí váš zaplněný diář. Všímá si spousty papírů na stole. Jeho pohled na roztřídění úkolů a záležitostí už znáte. Čemu by věnoval skutečně svou pozornost?
TIP NA KNIHU: Jak to mám všechno stihnout
Přečtěte si na téma hospodaření s časem i další články:
Blog Kolik času má manažer opravdu k dispozici
Blog Management by walking around
Jestli si chcete natrénovat rozhodování o prioritách podle Eisenhowerova principu a přidat další vysoce účinné metody nakládání s časem, připravil jsem pro vás - klikněte sem pro více informací:
Dušan Jílek, lektor
INFORMACE
-
Autor:
Ing. Dušan Jílek -
Publikováno:
20.10.2016 -
Název:
Eisenhowerův princip určování priorit -
Shlédnuto:
2648