Jak správně psát e-maily
Značná část komunikace ve firmách se dnes odehrává po e-mailu. Platí to jak směrem ven, tak i uvnitř firmy. Psát správně emaily znamená dodržovat komunikační zásady označované v angličtině jako „7 C" - clear, concise, concrete, correct, coherent, complete, courteous.
Podívejme se, co přesně 7C v praxi znamená. Každý váš e-mail by měl pokud možno být:
1. Jasný (clear)
Pokud píšete mail, ze všeho nejdůležitější je uvědomit si – co je váš cíl? Co chcete e-mailem sdělit? A toho se držte. Když není cíl zprávy jasný vám, jak by mohl být srozumitelný pro příjemce?
Aby sdělení bylo opravdu jasné, minimalizujte množství myšlenek obsažených v jedné větě. Nejlépe vložte do každé věty jen jednu konkrétní myšlenku. Lidé by neměli ve vašich e-mailech "číst mezi řádky" nebo hádat, co jste vlastně vůbec chtěli říci. Pokud chcete sdělit e-mailem více různých věcí, buď je v textu rozdělte do jasně oddělených bodů nebo raději napište několik různých samostatných emailů.
Jak ne:
Ahoj Filipe,
chtěl jsem ti napsat ohledně Honzy, který dělá ve tvém týmu. Fakt umí a rád bych si o něm s tebou promluvil, až budeš mít čas. Měj se, Radek
Jak ano:
Ahoj Filipe,
chci ti napsat o Honzovi Dědkovi, který pracuje ve tvém týmu. V minulých týdnech pomohl našemu IT oddělení při řešení naléhavých situací u našich klientů, a to ve svém volném čase.
Dostali jsme nyní zakázku na upgrade jednoho projektu, který je náročný a má být dodán klientovi za 3 měsíce. Honzova zkušenost a přínos se ukázaly jako velmi cenné. Mohl by nám prosím pomoci na tomto projektu?
Rád bych to s tebou probral. Kdy by bylo nejvhodnější, abych ti zavolal, abychom o tom mohli hovořit podrobněji? Měj se, Radek
2. Výstižný a stručný (concise)
Když jste ve své komunikaci výstižní, držíte se tématu a jste struční. Váš partner nechce číst šest vět, když celou zprávu můžete popsat ve třech souvětích. Zamyslete se proto u každého e-mailu před jeho odesláním nad tím, zda:
Neobsahuje "výplňová" slova, která můžete smazat? Slova jako "v zásadě", "prostě", "samozřejmě", "v podstatě...", "myslím si", "víš, že...", "určitě" se dají vynechat. Nejsou některé věty v textu zbytečné?Neopakujete několikrát vaše sdělení různými způsoby?
Jak ne:
Ahoj Kubo,
chtěla jsem se ještě vrátit k tématu emailové marketingové kampaně, kterou jsme v zásadě probrali a sestavili minulý čtvrtek. Víš, opravdu si myslím, že naše cílová skupina zákazníků by chtěla vidět nějaké dobročinné aktivity naší firmy. Myslím, že by to mohlo udělat velký dojem a určitě by to zůstalo v jejich paměti déle než různé obchodní přesvědčování.
Například když mluvíme o tématu ekologie nebo když mluvíme o charitativní činnosti, kterou děláme na základních školách v našem městě, tak určitě si zákazníci, o které nám jde, toto udrží v paměti déle. Prostě dopad na ně bude větší.
Co myslíš?
Eliška
Jak ano:
Ahoj Kubo,
chtěla jsem s tebou krátce probrat emailovou marketingovou kampaň, kterou jsme diskutovali minulý čtvrtek. Naši cíloví zákazníci budou chtít vědět o našich dobročinných aktivitách, především o našich cílech v oblasti ekologie a pomoci místním základním školám.
To na ně udělá větší dojem a zůstane jim to déle v paměti než klasické obchodní přesvědčování.
Co myslíš?
Eliška
3. Konkrétní (concrete)
Když je vaše sdělení konkrétní, má váš čtenář jasno v tom, co mu říkáte. Uveďte podstatné detaily (ale nesmí jich být příliš mnoho!) a důležitá fakta a mějte naprosto jasno, co je vaším cílem. Pak má vaše sdělení váhu.
Jak ne:
Milí kolegové,
v předvánočním čase bude opět velké množství objednávek, které budeme muset vyexpedovat. Bude proto opět potřeba pomoct. Prosím napište mi, kdo byste mohli. Předem děkuji. Silva, vedoucí odbytu
Jak ano:
Milí kolegové,
v předvánočním čase očekáváme opět velké množství objednávek. Obvykle musíme denně odeslat 250-300 balíčků. Budeme potřebovat pomoc při balení, přípravě adresních štítků a nakládání a odvozu na poštu. Od 5. do 20. prosince přivítáme každý den včetně víkendů 3 dobrovolníky, kteří by v expedici pracovali od 17 do 21 hodin. Přesčasy budou proplaceny podle zákoníku práce. Prosím napište mi, v kterých dnech byste mohli přijít vypomoci. Předem děkuji. Silva, vedoucí odbytu
4. Správný a bezchybný (correct)
Když komunikujete korektně, je vaše komunikace šita na míru vašemu čtenáři. A správná komunikace je též komunikace bez chyb. Zamyslete se proto vždy:
Jsou odborné výrazy, které používáte, srozumitelné příjemci emailu (jeho vzdělání nebo znalosti věci)?Uvádíte v emailu správné údaje (fakta, čísla, názvy, datumy aj.)?Zkontroloval jste pravopis, zda-li v něm nemáte gramatické chyby. Pozor, funkce Kontrola pravopisu nemusí opravit vše.Jsou všechny jména a tituly v textu napsaná bez chyby?
Jak ne:
Ahoj Dane,
díky za to, že jsme se dnes na oběd mohli sejít! Naše konzervace byla pro mě hodně důležitá a těším se na pokračování na našem projektu. Jsem si jistý, že ho za dva týdny můžeme předat klientovy.
Ještě jednou díky a ozvu se!
Zdraví Jan
Pokud si tento email přečtete v rychlosti, možná si ničeho nevšimnete. Při podrobnějším zkoumání najdete dvě chyby. Vidíte je?
První chyba je překlep: Konzervace místo konverzace. To je druh chyby, která vzniká, když člověk píše příliš rychle. Druhá chyba je gramatická: předat projekt klientovi-klientovy.
Znovu – pozor, automatická kontrola pravopisu neodhalí vše, proto je důležité před odesláním text ještě jednou přečíst!
5. Souvislý a ucelený (coherent)
Když je vaše komunikace ucelená, má pro čtenáře logiku. Všechny body jsou propojené a souvisí s hlavní myšlenkou. Text je souvislý a dobře se čte.
Jak ne:
Terezko,
chtěla jsem ti v rychlosti dát vědět o zprávě, kterou jsi dokončila minulý týden. Dala jsem ji ke zkontrolování Míše. Ona chtěla, abych se ujistila, že víš o té poradě oddělení, kterou budeme mít v pátek. Budeme na ní definovat body pro nový manuál pro zaměstnance.
Díky, Vendula
Jak ano:
Ahoj Terezko,
chtěla jsem ti v rychlosti dát vědět o zprávě, kterou jsi dokončila minulý týden. Dala jsem ji ke zkontrolování Míše a ona mi řekla, že je tam pár věcí, které musíš upravit. Pošle ti emailem její komentář podrobněji dneska odpoledne.
Díky, Vendula
Všimněte si, že v tomto případě Vendula nezmiňuje páteční poradu. To proto, že připomínka porady by měl být v dalším, samostatném emailu. Každý email má obsahovat jen jedno téma.
6. Kompletní (complete)
V úplné zprávě dostává příjemce vše, co potřebuje, aby byl informován nebo aby mohl podniknout konkrétní následnou akci. Podívejte se na svou zprávu očima příjemce:
Sdělujete příjemci jasně, co má po obdržení vašeho emailu udělat nebo co od něj očekáváte?Uvedli jste všechny podstatné informace – osoby, kontakty na ně, data a časy, místa a podobně?
Jak ne:
Ahoj všichni,
chci vám jen všem připomenout naši zítřejší poradu!
Těším se, Kryštof
Tato zpráva není úplná. Spoléhá Kryštof na to, že vše je v Outlooku?
Jak ano:
Ahoj všichni,
chci vám připomenout naši zítřejší poradu o nových pravidlech organizování služebních cest. Porada bude zítra v 10,00 hod. v konferenční místnosti Vltava ve 2. patře. Dejte mi vědět, kdo byste se nemohl zúčastnit.
Těším se, Kryštof
7. Zdvořilý a slušný (courteous)
Zdvořilá komunikace je přátelská, otevřená a upřímná. Neobsahuje žádné skryté narážky nebo pasivně-agresivní tón (ironii). Máte stále na mysli pohled příjemce zprávy a jste empatičtí k jeho potřebám a pocitům.
Jak ne:
Jindřichu,
chtěl jsem ti napsat, že se mi nelíbí, jak si tvůj tým dělá monopol na diskuzi na našich týdenních poradách. Mám řadu projektů a potřebuji také čas a prostor, abych je mohl ostatním prezentovat. Zatím se mi to díky vaší výřečnosti moc nedaří. Mohl bys laskavě zajistit, aby nějaký čas zůstal příští poradu i pro mě a projekty mého týmu?
Díky, Filip
Jak ano:
Ahoj Jindřichu,
chtěl jsem ti napsat a požádat tě o laskavost. Na našich týdenních poradách tvůj tým precizně popisuje, jak pokročil na přidělených projektech. Jen spotřebovává to více času a ten pak chybí mému týmu na popis našich projektů. Přivítal bych, kdybys mohl mému týmu poskytnout na týdenních poradách trochu času navíc, abychom dokázali úplně popsat pokrok v našich projektech.
Díky moc a dej mi vědět, kdybych mohl udělat já něco pro tebe!
Zdraví, Filip
A o dalších tipech k e-mailové komunikaci zase někdy příště.
Pokud budete chtít, můžeme se uvedenými postupy podrobně zabývat na tréninku:
Dušan Jílek
INFORMACE
-
Autor:
Ing. Dušan Jílek -
Publikováno:
27.8.2017 -
Název:
Jak správně psát e-maily -
Shlédnuto:
23302