Efektivní práce s e-maily

Efektivní práce s e-maily

Pracovník v kanceláři podle jedné zahraniční studie odešle a dostane denně až 80 emailů. Jak zefektivnit emailovou komunikaci? Použijte některý z následujících postupů.

Předmět

Nejdůležitější řádek. Má stejnou funkci jako titulek v novinách nebo časopise – čtenář ho přelétne očima a ve zlomku sekundy se rozhodne, zda ho zaujal a zda ho chce číst dál. V konkurenci ostatních e-mailů musí proto ten Váš být při příjemce zprávy aktraktivní.

Doporučení: buďte v předmětu co nejspecifičtější.

Příklad: chcete připomenout účast na poradě. Špatná varianta předmětu je „Porada" nebo „Připomínka". Dobrá varianta předmětu "Připomenutí porady obchodu a marketingu ve středu 11. září" nebo jinak „Porada obchodu a marketingu 20. srpna – připomínka". Že je to dlouhé? Ale kolika lidem ušetříte čas, když na první pohled pochopí, co jste jim chtěli sdělit!

Jeden email = jedno téma

Ve snaze být efektivní často v emailech řešíme s konkrétním příjemcem několik témat. Na první pohled to je logické. Otevře si email a rovnou si vše přečte. Problém je, že s takovým emailem se těžko pracuje.

Těžko se dá založit do nějaké konkrétní složky. Obtížně se přeposílá dále, neboť dalšího adresáta se může týkat jedno téma, ale ne ostatní a může ho to mást. Nemluvě o tom, že něco z emailu ani nemá vidět.

To je win-lose situace. Vy si čas ušetříte, ale příjemci emailu situaci komplikujete.

Doporučení: jedno téma jeden email.

Příklad: kolega vám poslal podklady a vy mu k nim zasíláte připomínky. Ve třech odstavcích je napíšete. V druhé části emailu položíte kolegovi otázky týkající se služební cesty, na kterou jedete společně.

Správné je napsat 2 emaily. Jeden s tématem připomínek k podkladům (a adekvátním předmětem). Druhý na téma služební cesty.

Napište, jak vám mají příjemci odpovědět

Vedoucí se ptá: „Už jste se s finančním oddělením dohodli, jak vyřešit záležitost s tou reklamací?"

Pracovník odpovídá: „Psal jsem Petrovi e-mail a nemám od něj žádnou reakci."

Velkou nemocí e-mailové komunikace je, že se vymění mezi příjemci spousta informací, ale nenastane žádná akce. Často je to proto, že z textu není jasné, co vlastně má po přečtení e-mailu nastat? Položte si při psaní každého e-mailu otázku - bude příjemci mé zprávy jasné, co má udělat? Co od něj očekávám?

Posíláte jim e-mail jen pro informaci? Chcete znát jejich názor? Mají příjemci učinit nějaké konkrétní kroky? Kdo a jaké, pokud je příjemců více.

Doporučení: napište do e-mailu, co od příjemce očekáváte nebo co má po přečtení e-mailu udělat.

Příklady:

„Posílám ti tabulku v příloze, abys podle tohoto vzoru vytvořil tabulku prodejních opatření pro tvůj region. Hotovou tabulku mi pošli do konce týdne, tj. do 26.1." nebo

„Posílám ti tabulku v příloze, aby ses mohl inspirovat, jaké aktivity ostatní vedoucí zahrnují do plánu prodejních opatření na prodejnách. Konečný výběr aktivit je však zcela na tobě." nebo

„Posílám ti v příloze tabulku s návrhem rozpočtu. Zkontroluj ji a napiš mi, prosím, do 22.4. zda jsou všechny údaje správně vyplněné nebo zda jsi narazil na nějaké chyby."

„7C" emailové komunikace

K efektivitě komunikace v e-mailech podstatnou měrou přispívá dodržování pravidel „7C".

Každé e-mailové sdělení by mělo být: jasné, výstižné, konkrétní, bez chyb, souvislé, kompletní a zdvořilé.

Co přesně to znamená v praxi jsem podrobně popisoval v jiném článku mého blogu

http://www.dusanjilek.cz/blog/jak-spravne-psat-e-maily

Hodně úspěchů při efektivním zvládání e-mailové komunikace.

Dušan Jílek

INFORMACE

  • Autor:

    Ing. Dušan Jílek
  • Publikováno:

    23.1.2018
  • Název:

    Efektivní práce s e-maily
  • Shlédnuto:

    202

© All rights reserved Dušan Jílek

Icons made by Freepik from www.flaticon.com