Efektivní práce s e-maily
Pracovník v kanceláři podle jedné zahraniční studie odešle a dostane denně až 80 e-mailů. Jak zefektivnit práci s e-maily? Použijte některý z následujících postupů.
Předmět
Nejdůležitější řádek. Má stejnou funkci jako titulek v novinách nebo časopise. Čtenář ho přelétne očima a ve zlomku sekundy se rozhodne, zda ho zaujal a zda ho chce číst dál. V konkurenci ostatních e-mailů musí proto ten Váš být pro příjemce zprávy aktraktivní.
Doporučení: buďte v předmětu co nejspecifičtější.
Příklad: chcete připomenout účast na poradě.
Špatná varianta předmětu je „Porada" nebo „Připomínka". To je příliš obecné.
Dobrá varianta předmětu je "Připomenutí porady obchodu a marketingu ve středu 11. září"
nebo jinak „Porada obchodu a marketingu 20. srpna – připomínka".
Že je to dlouhé na napsání? Je to o šest slov delší než špatná varianta. Zabere vám to možná o 20 vteřin déle. Ale kolika lidem ušetříte čas, když na první pohled pochopí, co jste jim chtěli sdělit!
Jeden email = jedno téma
Ve snaze být efektivní často v e-mailech řešíme s konkrétním příjemcem několik témat. Na první pohled to je logické. Otevře si e-mail a rovnou si vše přečte. Problém je, že s takovým e-mailem se těžko pracuje.
Těžko se dá založit do nějaké konkrétní složky. Obtížně se přeposílá dále, neboť dalšího adresáta se může týkat jedno téma, ale ne ostatní a může ho to mást. Nemluvě o tom, že něco z e-mailu ani nemá vidět.
To je win-lose situace. Vy si čas ušetříte, ale příjemci e-mailu situaci komplikujete.
Doporučení: jedno téma, jeden e-mail.
Příklad: Kolega vám poslal podklady a vy mu k nim zasíláte připomínky. Ve třech odstavcích je napíšete. V druhé části e-mailu položíte kolegovi otázky týkající se služební cesty, na kterou jedete společně.
Správné je napsat 2 e-maily. Jeden s tématem připomínek k podkladům (a adekvátním předmětem). Druhý na téma služební cesty.
Napište, jak vám mají příjemci odpovědět
Vedoucí se ptá: „Už jste se s finančním oddělením dohodli, jak vyřešit záležitost s tou reklamací?"
Pracovník odpovídá: „Psal jsem Petrovi e-mail a nemám od něj žádnou reakci."
Velkou nemocí e-mailové komunikace je, že se vymění mezi příjemci spousta informací, ale nenastane žádná akce. Často je to proto, že z textu není jasné, co vlastně má po přečtení e-mailu nastat? Položte si při psaní každého e-mailu otázku - bude příjemci mé zprávy jasné, co má udělat? Co od něj očekávám?
Posíláte jim e-mail jen pro informaci? Chcete znát jejich názor? Mají příjemci učinit nějaké konkrétní kroky? Kdo a jaké, pokud je příjemců více.
Doporučení: napište do e-mailu, co od příjemce očekáváte nebo co má po přečtení e-mailu udělat.
Příklady:
„Posílám ti tabulku v příloze, abys podle tohoto vzoru vytvořil tabulku prodejních opatření pro tvůj region. Hotovou tabulku mi pošli do konce týdne, tj. do 26.1."
nebo
„Posílám ti tabulku v příloze, aby ses mohl inspirovat, jaké aktivity ostatní vedoucí zahrnují do plánu prodejních opatření na prodejnách. Konečný výběr aktivit je však zcela na tobě."
nebo
„Posílám ti v příloze tabulku s návrhem rozpočtu. Zkontroluj ji a napiš mi, prosím, do 22.4. zda jsou všechny údaje správně vyplněné nebo zda jsi narazil na nějaké chyby."
Pravidla „7C" v e-mailové komunikaci
K efektivitě komunikace v e-mailech podstatnou měrou přispívá dodržování pravidel „7C".
Každé e-mailové sdělení by mělo být jasné, výstižné, konkrétní, bez chyb, souvislé, kompletní a zdvořilé.
Co přesně to znamená v praxi jsem podrobně popisoval na jiném místě mého blogu v článku
Hodně úspěchů při zvládání vaší e-mailové komunikace.
Na téma správného a efektivního psaní e-mailů pořádám kurz
Jak psát e-maily efektivně a správně
Dušan Jílek, lektor
INFORMACE
-
Autor:
Ing. Dušan Jílek -
Publikováno:
23.1.2018 -
Název:
Efektivní práce s e-maily -
Shlédnuto:
2449