Informativní nebo řešitelská porada?
Porada je velmi účinný nástroj vedení lidí. V krátkém čase se předá množství informací velkému počtu osob.
Rozlišme mezi 2 základními druhy porad: informativní a řešitelskou.
Obvyklý je mix. Některé body porady jsou informativní a některé řešitelské. V tom případě ovšem vedoucí porady nebo její moderátor, musí účastníkům zřetelně vysvětlit, jakého charakteru je právě probíraný bod.
Vše pochopíme, když si oba druhy porad (probíraných témat, bodů porady) vysvětlíme.
Informativní porada
Slouží k předávání informací mezi účastníky. Typicky to jsou týdenní porady vedení. Porady pracovního týmu. „Status meetingy“ projektového týmu.
Jejich účelem je předat v co nejkratším čase důležité informace, které mají význam pro všechny, kteří se porady účastní.
Dobře vedená informativní porada se – s trochou nadsázky – podobá cirkusovému představení. Každý vystupující má svůj určený bod (téma), vymezený čas na odprezentování a musí být připraven.
Není správné začít řešit do hloubky problémy, pokud se během porady objeví. Často odvedou poradu od původního programu. Porada se protahuje a nesplní svůj informační účel.
K řešení konkrétních problémů je určena řešitelská porada, kterou popisujeme níže.
Pokud se nějaké informace na informativní poradě týkají jen některých účastníků, je možné tento bod zařadit na konec a na poradě na takový projednávaný bod zůstane jen užší okruh účastníků, kterých se to týká. Ostatní mohou odejít, aniž by přišli o to podstatné.
Příklad informativních bodů na poradě
- Od příštího měsíce se zvyšuje cena obědů ve firemní jídelně z důvodu zdražování cen surovin a energií. Nová cena bude XY.- Kč. Poznámka: pokud budou k tomuto bodu dotazy - krátce je zodpovězte.
- Na zakázce pro klienta ABC vznikl skluz, protože jsme čekali na dodávku komponentů. Chceme tento skluz dohnat a předat dílo ve lhůtě, kterou jsme klientovi garantovali smluvně. Nechceme platit penále. Proto bude nutné provést na dílně přesčasovou práci v objemu ca. 40 hodin. (Poznámka: Až potud to je čistě informativní bod). K naplánování termínů a osob, které budou zapojeny do přesčasů svolávám řešitelskou poradu na zítra v 8:00 ke mně do kanceláře. (Poznámka: Tímto krokem zabraňuje vedoucí porady, aby se mu informativní bod na poradě nezvrátil v rádoby „řešitelskou“ debatu, kdo kdy chce nebo nechce jít na přesčasy. Na tento bod není teď nikdo připraven a jednalo by se tak jen o „hádku na tržnici“. )
Řešitelská porada
Slouží k vyřešení nějakého jednoho konkrétního tématu, problému. K rozpracování nějaké myšlenky. K vygenerování nápadů na řešení nějakého konkrétního zadání apod.
Obvykle nebude mít jiné body než právě ten jeden, k jehož vyřešení byla svolána.
Je vhodné pro ni vyčlenit dostatek času a vhodné prostory, kde účastníci nebudou rušeni atd.
Často má formu nějakého brainstormingu, workshopu a podobně.
Klíčové pro řešitelskou poradu je zejména:
- přesně defonovat její cíl (např. určit, kdo a kdy provede přesčasy ke splnění zakázky ABC)
- přizvat omezený okruh osob, který má jak k hledanému řešení přispět (v případě naplánování přesčasů např. vedoucí haly a dva mistři/ vedoucí týmů)
- jasně určit, jakou metodou nebo jakým postupem budeme problém řešit (aby se předešlo dohadování)
- jasně sdělit účastníkům, co si mají předem připravit nebo rozmyslet (něco prostudovat, nebo zde v případě řešení přesčasů si mistři přinesou seznam svých pracovníků a přehled, kolik přesčasů již kdo letos má, popř. plán dovolených nebo provedou prvotní rozhovory a zjistí, kdo by šel na přesčasy dobrovolně atd.)
Hlavní riziko porad
Hlavním rizikem porad je fakt, že informativní porada nekontrolovaně přechází v poradu řešitelskou.
Obvykle přijde na řadu nějaký nevyřešený, otevřený bod a ve chvíli, kdy se na poradě konstatuje, že ještě není něco dořešeno, začnou přítomní diskutovat o tom, jak to něco by se mělo konečně dořešit.
A pokud vedoucí porady neuhlídá tuto odbočku, „hodí“ poradu na jinou kolej.
Porada původně informační se od této chvíle stává poradou řešitelskou. Protahuje se. Ti, kterých se řešené téma přímo netýká, se začínají nudit, začnou debatovat mezi sebou nebo koukat do mobilů. Z porady se „mentálně“ odpojí. Nikdy nedovolte, aby se vámi vedená porada „rozpadla“.
K tomuto tématu doporučuji svou knihu „Manažer jako druhé řemeslo“.
Knihu lze koupit na KOSMAS.CZ nebo na e-shopu knih Bookla.cz .
Rád pro vás připravím trénink na téma vedení porad. Je součástí školení:
Dušan Jílek, lektor
INFORMACE
-
Autor:
Ing. Dušan Jílek -
Publikováno:
8.8.2022 -
Název:
Informativní nebo řešitelská porada? -
Shlédnuto:
716