Pravidlo dvou minut v time managementu

Pravidlo dvou minut v time managementu

Všichni chceme získat více času na zvládání záležitostí. Čas nelze dostat. Čas si lze jen ušetřit. Velmi praktické je v time managementu pravidlo 2 minut.

 

Původ pravidla v metodě Mít vše hotovo

David Allen vydal v roce 2001 knížku „Getting Things Done“ (GTD), v překladu „Mít vše hotovo“. Popisuje v ní, jak efektivně řídit pracovní proces. Klíčové přitom je rozhodování, které záležitosti odložit a které realizovat. O tom rozhoduje pravidlo 2 minut. Vše realizovatelné během dvou minut se neodkládá, ale realizuje hned.

 

Pravidlo 2 minut 

Pokud ti vyřízení dané záležitosti zabere méně než 2 minuty, rovnou ji vyřiď.

Neodkládej, neplánuj si to na jindy, neodsouvej. Prostě tu danou věc hned teď udělej.

Pravidlo dvou minut patří mezi nejčastěji variované základní nástroje GTD. Nutí a učí člověka rozhodnout se, zda jej provedení akce bude stát méně času než složité zakládání nové připomínky, případně dalšího kroku či projektu.

 

Co se dá stihnout za 2 minuty

Příklady záležitostí, které můžete vyřídit za 2 minuty:

Odpovědět na doručený e-mail

přečíst si doručený e-mail

zkontrolovat, jaké e-maily vám byly za poslední hodiny doručeny (od koho, co je předmětem, jaká je ndůležitost a naléhavost -viz Eisenhowerovo pravodlo)

rychlá osobní konzultace s kolegou v kanceláři nebo na patře

telefonická konzultace s kolegou

potvrzení si nějakého termínu

vložení krátkého záznamu do IT systému – např. záznam do CRM, vložení temrínu do Outlooku apod.

 

Nastavte si pravidlo klidně na 3 nebo 4 minuty

Možná ve své práci nemáte dvouminutové rychlovky k vyřízení. Krása tohoto nástroje spočívá v tom -  a vycházím ze své praxe, že si můžete nastavit pravidlo na 3 nebo i 4 minuty.

Pořád zachováte princip: co můžete vyřešit a odbavit rychle, to udělejte hned. Ohromně to pomůže vašemu time managementu. Nebudou se vám hromadit nevyřízené záležitosti a úkoly.

 

Vyčleňte si na vyřizování rychlovek určitý čas.

V jiném článku na tomto blogu jsem psal o technice pomodoro. Spočívá v tom, že 25 minut děláte soustředěně jednu činnost. Takovou činností může být „pochůzky a vyřízení rychlých záležitostí“. Za 25 minut jich vyřídíte třeba 5 nebo 6. A to je kus práce. Především vás nebudou tyto záležitosti dále strašit a nebudete je muset nosit v hlavě – to je ohromné ulehčení!

 

 

Jako inspiraci vám předkládám následující kurzy:

Online školení: určování priorit a time management

Zvládání úkolů a priorit

 

Přeji vám mnoho úspěchů!

Dušan Jílek

INFORMACE

  • Autor:

    Ing. Dušan Jílek
  • Publikováno:

    9.10.2020
  • Název:

    Pravidlo dvou minut v time managementu
  • Shlédnuto:

    27

© All rights reserved Dušan Jílek

Icons made by Freepik from www.flaticon.com