Jak dát zaměstnanci zpětnou vazbu

Jak dát zaměstnanci zpětnou vazbu

Vedoucí často bojují s faktem, že mají své zaměstnance kontrolovat a dávat jim zpětnou vazbu na jejich výkon. Někdy si zpětnou vazbu pletou s kritikou.

Proč musí vedoucí kontrolovat?

Pracovní činnost bez kontroly je jako sportovní zápas bez měřeného výsledku. To je možné, když si jdete zahrát s přáteli, ve volném čase. Bavíte se tím, že se hýbete, a na výsledku nesejde. Pokud ale hrajete jakýkoliv soutěžní zápas, výsledek utkání se měří – na body, na koše, na góly. Výsledek dává zpětnou vazbu týmu, zda je úspěšný.

V každé firmě je nutné úkoly a aktivity, které k dosažení výsledků vedou, průběžně sledovat, tedy kontrolovat.

Pokud nejsou úkoly nebo zadané činnosti kontrolovány, přestanou být postupem času plněny.

Výsledkem kontroly je poskytnutí zpětné vazby.

Po každé kontrole má vedoucí unikátní příležitost, dát pracovníkovi zpětnou vazbu. Česky řečeno – říct mu, jestli je práce udělaná dobře a pochválit ho. Nebo mu říct, že něco není v pořádku a že to musí napravit.

Když to vedoucí zaměstnanci neřekne, tak si to pracovník neuvědomí. Častá námitka, kterou slýchám v praxi, je: „Copak on nevidí, že to udělal blbě? To snad každej vidí!"

Odpověď: 1) Nevidí nebo 2) Vidí, ale je mu to jedno. V obou případech musí vedoucí zasáhnout. Čím dříve, tím lépe. Vznikne méně škod. Ale pozor:

Zpětná vazba neznamená automaticky kritiku. Zpětnou vazbu bychom měli poskytnout i pokud si myslíme, že druhý udělal něco dobře!

Pokud je úkol nebo aktivita splněna dobře, je vhodné pochválit.

Pokud úkol (aktivita) není plněn dobře, je nutné vyžadovat nápravu, aby bylo dosaženo požadovaného cílového stavu.

Obecné zásady poskytování zpětné vazby

Při poskytování zpětné vazby je správné dodržet tyto principy:

  • Ještě než zpětnou vazbu poskytneme, ověřme si dostupné informace a skutečnosti
  • Je důležité promyslet předem, co chceme druhému říct. Tato zásada platí, zejména, patříme-li mezi „střelce".
  • Hovořme s pracovníkem ve 2. osobě = „TY", „VY" . Ne stylem: „Mělo by se..." „Nikomu by se nelíbilo... Příklad: „Když jste, pane Zahrádko, připravoval zásilku k vyexpedování, udělal jste to, že ..." ; „Jirko, příště bych byl rád, kdybys..."
  • Je lepší formulovat směrem do budoucna a vysvětlit, jak má chování vypadat, nemluvit o tom, co bylo špatně. Příklad:"Až příště budeš připravovat podobný projekt, byl bych rád, kdybys...."
  • Popisujte chování druhého, případně popište, jak na Vás působilo. Příklad: „Evo, když jsi při rozhovoru ke mně otočená zády, nerozumím, co říkáš a mám pocit, že se mnou o tom nechceš mluvit."
  • Vyhněte se formulacím, které se druhého mohou dotknout - vulgarismy, výrazy, které se dají vyložit různým způsobem, zamyslete se nad tím, jak byste se cítili vy
  • Ověřujte si, že Vám druhý rozumí
  • Naslouchejte a buďte otevření názoru druhého, ale to neznamená, že musíte změnit svůj názor
Základní nástroje zpětné vazby: pochvala a výtka

Pochvala a výtka fungují jako plyn a brzda při řízení automobilu.

Pochvalou motivujete lidi, aby opakovali žádoucí chování a zopakovali dobrý výkon.

Výtkou zabráníte nežádoucímu chování a zajišťujete, že lidé nebudou špatný výkon znovu opakovat.

Zásady motivující pochvaly:
  • Ať je pochvala konkrétní (za co chválím?)
  • Pochvala by měla být adresná (koho chválím?)
  • Ať je pochvala vyslovena včas
  • Ať je pochvala veřejná (pokud možno před ostatními)
  • Pochvala by neměla být formální („takže musím pochválit")
  • Buďte připravi chválit – kolikrát za den v průměru někoho pochválíte?
Zásady motivující výtky:
  • Musíme přesně zjistit důvody selhání
  • Vytýkáme nedbalost a nezodpovědnost (nedodržení dohodnutého postupu)
  • Očekávání musí být přesně stanoveno (co měl/a udělat?)
  • Výtka má být adresná (komu vytýkám?)
  • Vytýkat je třeba konkrétní věci (co konkrétně neudělal/a?)
  • Výtka nesmí obsahovat osobní napadení ("Ty neumíš počítat?!")
  • Ať výtka probíhá mezi čtyřma očima
  • Výtka musí mít odpovídající formu (podle závažnosti následků, které dotyčný způsobil)

 

Pokud vidíte, že vaši vedoucí málo poskytují zpětnou vazbu zaměstnancům, nevolí správnou fomu nebo neumí zvolit správnou míru (chválí či vytýkají moc, málo nebo vůbec) – pojďme tuto dovednost trénovat v rámci kurzu u vás ve firmě.

Napište mi, co byste si přáli, na info@dusanjilek.cz

Dušan Jílek, lektor

INFORMACE

  • Autor:

    Ing. Dušan Jílek
  • Publikováno:

    9.10.2018
  • Název:

    Jak dát zaměstnanci zpětnou vazbu

© Všechna práva vyhrazena Dušan Jílek

Počítadlo návštěv